Groothandel afbouw en isolatie - 5 vestigingen

Van overtypen naar controleren.

73% van de inkomende ordermails wordt vanzelf een concept-order in Dynamics 365.

AI is overal onderwerp van gesprek. Maar de echte uitdaging is om er concrete waarde mee te creëren. Samen met jullie hebben we een herkenbaar vraagstuk aangepakt en dat snel vertaald naar een praktische oplossing die direct toepasbaar is.

Robert Broeckmans - Finance & IT Director

SIG Benelux

73%

Ordermails automatisch een concept-order

88%

Orderregels in één keer goed gematcht

4 weken

Van idee naar productie

ROI: Van 5 tot 7 minuten overtypen naar een order die je alleen nog controleert

In het kort

Organisatie: SIG Benelux, onderdeel van SIG plc
Wat ze doen: Distributie van afbouw- en technische isolatiematerialen
Vestigingen: Waalwijk, Den Haag, Leiden, Nijkerk en Hasselt
Het proces: Order entry vanuit de centrale ordermailbox
Systemen: Microsoft Dynamics 365, geautomatiseerd via Lleverage.ai
Opdrachtgever: Robert Broeckmans (Finance & IT) en Ditte Smit (Marketing)
Looptijd: Kickstart van 11 mei tot 8 juni 2026, daarna een traject van zes maanden

De situatie

Een order bij SIG is zelden een nette orderregel. Ongeveer 3% van de bestellingen heeft een artikelnummer, zo'n 47% heeft alleen een omschrijving, en de rest komt binnen als WhatsApp-bericht of als foto die de klant in een mail plakt. En dan is er de klant die om honderd meter plafond vraagt. De binnendienst weet wat hij bedoelt. Elke maand komen er duizenden orders binnen, en die werden allemaal met de hand overgetypt: links de mail of de calculatie van de klant, rechts het ERP. Eén order kostte 5 tot 7 minuten, bij een samengestelde bestelling liep dat op tot een kwartier.

Onze aanpak

Vier weken, één locatie, één proces: de centrale ordermailbox van Waalwijk. De oplossing staat naast het ERP in plaats van erin. Dynamics blijft de administratieve basis, de AI leest de order en zet hem klaar.

Tijdlijn

Week 1 en 2
Op de werkvloer
Vier diepte-interviews met de binnendienst, een strategiesessie met het MT, en meelezen in de echte ordermailbox. Geen aannames over het proces, maar kijken hoe het werkelijk loopt.
Week 3 en 4
Bouwen en schaduwdraaien
De AI verwerkte de mailorders parallel aan het team. Zo zie je waar het misgaat zonder dat een klant er iets van merkt. Bij de eindpresentatie kwam ongeveer 40% van de orders op verwerkbaar niveau door de flow.
8 juni 2026
In productie
Geen afgeschermde testomgeving, maar echte orders van de centrale mailbox in Waalwijk. Een week later besloot SIG door te gaan met een traject van zes maanden.
Juli 2026
73% en stijgend
Gemeten in productie over elf werkdagen. De groeilijn loopt van 0 naar ongeveer 40% bij oplevering naar 73% in juli. SIG wil eind december op 95% staan.

Het resultaat

Sinds 8 juni 2026 draait het in productie. Geen afgeschermde testomgeving, maar echte orders uit de centrale mailbox van Waalwijk. Over elf werkdagen in juli waren er geen verstoringen of incidenten tijdens productiegebruik.

Voor / Na

Handmatig

Elke order met de hand overtypen: links de mail, rechts het ERP
5 tot 7 minuten per order, tot een kwartier bij een samengestelde bestelling
Elke mail zelf openen en beoordelen om te zien wat er nodig was
Productkennis zat in mensen en stond nergens opgeschreven
Geen tijd om door te vragen bij de klant, want dat verlengt de verwerking

Met SPAIK

De order staat klaar in Dynamics 365, de verkoper controleert en akkordeert
73% van de ordermails wordt vanzelf een concept-order
De post is gesorteerd in vijf bakken, je ziet direct welke actie nodig is
De orderhistorie doet het vertaalwerk, ook voor wie nieuw is
Ruimte voor offertes, meedenken in projecten en cross- en upsell

Van de werkvloer

Patrick Wijers stuurt de verkoop binnendienst aan. Voordat SPAIK in beeld kwam had hij al meerdere partijen gesproken die zeiden dat ze order entry met AI konden doen. Die haakten zelf af zodra ze zagen wat SIG vroeg.

De partijen die we daarvoor spraken waren echt cowboys. Ik was dus best sceptisch toen we met jullie begonnen.

Die eerste mails waren het moment. Je zag dat hij de klant herkende, de leverdatum eruit pikte, de contactpersoon en al een aantal artikelen. Op dat moment heb je de bevestiging dat je hiermee verder kunt.

Je vraagt bewust dingen niet aan je klant, omdat de verwerking daardoor langer duurt. Je zou het wel willen, maar je hebt de tijd niet. Dat wordt nu gefaciliteerd.

Jullie voegen de daad bij het woord. Jullie hebben ons niets beloofd wat je niet hebt waargemaakt.

Patrick Wijers, Manager Verkoop Binnendienst

Vragen vooraf

Waarom niet gewoon het ERP aanpassen, of het zelf bouwen?

Maatwerk in Dynamics 365 was de voor de hand liggende route. Dat kostte meer en was minder flexibel. Zelf bouwen was ook serieus in beeld. SIG koos voor snelheid, praktijkervaring en kennisoverdracht, met één harde voorwaarde: ze moesten het uiteindelijk zelf kunnen beheren.

Onze data is niet op orde. Kan dit dan wel?

Dat was ook bij SIG de grootste vraag vooraf, en niet de techniek. Het antwoord zat in de orderhistorie: die bevat de vertalingen die medewerkers de afgelopen jaren zelf maakten. Je hoeft niemand te vragen de regels op te schrijven, het systeem leest de eerdere vertalingen.

Ik wist dat de techniek dit mogelijk maakte. Mijn grootste vraag zat in de kwaliteit van onze data. Het was positief verrassend om te zien dat de orderhistorie voldoende basis bood om zo snel resultaat te boeken.

Ditte Smit, Marketing Director

Wat doet dit met mijn mensen?

De vraag wordt gesteld, ook bij SIG, half als grap: ben ik hier over een jaar nog nodig. Het werk verschuift van uitvoeren naar controleren, en dat vraagt iets van een manager. Er was minder weerstand dan verwacht, omdat de werkdruk zo hoog was dat elke verbetering welkom was.

Het moeilijkste voor een medewerker is loslaten. Normaal ben jij degene die zegt: ik heb dit, ik maak er dit van, ik druk op de knop. Nu wordt dit deel van het werk controleren.

Patrick Wijers, Manager Verkoop Binnendienst

Worden we hier afhankelijk van?

Dat was de harde voorwaarde van SIG, en daarom liep de overdracht vanaf dag één mee in plaats van aan het eind. Vier collega's zijn opgeleid als AI lead, ieder met een eigen praktijkproject. Twee IT-collega's beheren het platform en zijn het eerste aanspreekpunt als er iets hapert. AI snap je het beste door ermee te bouwen, dus draaiden we een hackathon met het MT en de AI leads samen. Vijf teams bouwden in één dag elk een digitale concurrent, niet als demo maar om te voelen hoe snel het gaat.

Wat ik sterk vind, is dat dit niet alleen over techniek gaat. Door de hackathon en de AI-leads bouwen we ook kennis op binnen de organisatie. En doordat de oplossing snel resultaat liet zien, ontstond er vertrouwen. Mensen gaan daardoor zelf nadenken over nieuwe toepassingen. Uiteindelijk moet die ontwikkeling uit de organisatie zelf komen.

Ditte Smit, Marketing Director

Wat nog niet af is

De automatisering ziet nog maar één kanaal
We zijn begonnen bij de centrale ordermailbox, goed voor ongeveer 15% van alle orders. Telefonie, WhatsApp en de lokale mailboxen staan op de rol.
Wijzigingen en annuleringen gaan nog met de hand
Alleen nieuwe orders gaan de machine in. Dat was een keuze: liever één ordertype helemaal af dan drie halverwege.
95% is een ambitie, geen garantie
SIG wil daar eind december staan. De uitdaging is niet een slimmere machine bouwen, maar de klant- en productdata en de koppelingen op orde krijgen.

Tot slot

SPAIK combineert procesversnelling met een pragmatische aanpak. De mensen zitten niet op afstand, maar werken mee op de werkvloer en voelen daardoor echt als onderdeel van het team.

Robert Broeckmans, Finance & IT Director