AI begint met kleine veranderingen
Voor de meeste organisaties klinkt beginnen met AI als een megaproject. Systemen koppelen, data opschonen en processen documenteren kost waardevolle tijd. Toch kun je vandaag al stappen maken, zonder je hele IT-omgeving te vervangen. Door klein te beginnen en te leren van de opgedane kennis, stuur je stap voor stap op een AI-volwassen organisatie.
Systemen praten niet met elkaar en data is een puinhoop
Veel organisaties lopen tegen twee bezwaren aan: ze werken met verschillende IT-systemen die niet met elkaar praten, en de data kent geen structuur. Maar dat hoeft je niet tegen te houden om AI te gaan gebruiken. Een AI-laag verbindt je bestaande systemen en laat ze samenwerken zonder dat je iets hoeft te vervangen of om te bouwen. En je chaotische data? Dat is juist een reden om AI in je organisatie door te voeren. Want AI maakt concreet wat opschonen oplevert: een geautomatiseerd proces dat je X uur per week bespaart. Een investering die je wél kunt meten.
Hoe je aan de slag gaat
Om te bepalen op welke plek in je organisatie AI het beste tot zijn recht komt, gebruik je onderstaand model.
In bovenstaand model lees je de moeilijkheid en de menselijke meerwaarde van taken af. Hoe complexer de taak en hoe hoger de menselijke meerwaarde, des te meer mensen controleren en evalueren de taak. Daarom is het verstandig om AI te laten starten met een simpele en repetitieve taak. Die wordt nu door mensen uitgevoerd, maar kun je ook automatiseren.
Start met automatisering
Een goed voorbeeld van een proces dat je makkelijk kunt automatiseren is de facturatie. Hiervan bestaan genoeg voorbeelden waarop AI zich kan baseren om de kwaliteit te waarborgen. Iedereen weet hoe een factuur eruit hoort te zien, en de kwaliteit kan objectief gecontroleerd worden.
De drie criteria om een proces te automatiseren
- De bedrijfsregels van de taak bestaan al, en AI kan die regel ook hanteren.
- Er zijn voorbeelden beschikbaar. AI kan leren van alle goede en slechte uitwerkingen uit het verleden.
- De kwaliteit is objectief te controleren. Een taak is wel of niet goed uitgevoerd, er is geen grijs gebied.
Maak het meetbaar
Als je hebt bepaald welk proces je wil automatiseren, doe je eerst een nulmeting. Breng in beeld hoeveel tijd het proces nu kost, hoeveel fouten erin zitten en wat de doorlooptijd is. Zo kun je later berekenen wat de automatisering oplevert. Maak de effecten meetbaar.
Klaar voor de start
Om je organisatie kennis te laten maken met AI, heb je maar drie dingen écht nodig:
- Een afgekaderde taak met een duidelijk begin en eind.
- Enthousiasme en de wil om te proberen. Kijk rond in je organisatie en begin met een klein team van enthousiastelingen.
- Een nulmeting, zodat je later kunt vergelijken wat voor verschil AI heeft gemaakt.
